WARTAKUTIM.CO.ID, SANGATTA – Sri Wulandari, koordinator tim pengolah arsip daerah dinas Perpustakaan Kutai Timur (Kutim), mengatakan pencarian arsip hanya memakan waktu 5 menit, jika arsip yang Anda cari membutuhkan waktu lebih dari itu untuk menemukan berarti ada masalah dengan sistem.
Hal tersebut disampaikan Sri Wulandari saat menyampaikan sosialisasi Peraturan Bupati Nomor 31/2020 tentang Kantor Arsip dan Perpustakaan yang digelar sehari di ruang Tempudau, Kantor Bupati Bukit Pelangi, Sangatta, Senin (6/12/2021).
Arsip atau dokumen yang diambil dari aktivitas. Dan arsip adalah sumber informasi. Untuk alasan ini, penting untuk mempertahankan tanggung jawab pengarsipan. Arsip adalah identitas nasional. Arsip dapat dibagi menjadi dua bagian. Arsip aktif dan aktif.
“Sejatinya, sejarah Kutai Timur harus tersimpan di perpustakaan. Karena arsip adalah instrumen penyelamat,” kata Sri Wulandari ketika menyampaikan sosialisasi Peraturan Bupati Nomor 31/2020 tentang Kantor Arsip dan Perpustakaan yang dilangsungkan sehari di ruang Tempudau, Kantor Bupati Bukit Pelangi, Sangatta, Senin (6/12/2021).
Dia mengatakan, Satuan Kerja Perangkat Daerah (SKPD) di lingkup Pemkab Kutim yang paling lama menyimpan dokumen adalah Dinas Kependudukan dan Pencatatan Sipil (Disdukcapil). Karena Disdukcapil itulah menyimpang data kependudukan sejak lahir hingga meninggal dunia.
Terkait dengan arsip pengelolaan keuangan daerah, arsip ini penting dijaga, pasalnya hal ini sangat penting karena menyangkut data keuangan dan aset daerah, jika sesuatu saat nanti untuk dibutuhkan bisa langsung diakses.
Dari tiap arsip perlu ada keterangan, mana arsip permanen, mana arsip kembali dan mana arsip yang perlu dimusnahkan. Pemusnahan arsip bisa dilakukan sesuai ketentuan yang berlaku.
“Sayangnya, Kutai Timur belum pernah menggelar resmi pemusnahan arsip. Padahal arsip umur sepuluhlah tahun bisa dimusnahkan, atau arsip umur lima tahun,” katanya.
Sebelumnya, Wakil Bupati Kasmidi Bulang menyambut baik adanya sosialisasi Perbup Kutim terkait kearsipan. Mengingat dokumen kegiatan Pemkab selama ini belum diarsipkan semua sesuai ketentuan perundang-undangan yang berlaku. Padahal banyak kegiatan Pemkab yang bisa diarsipkan sebagai sumber ilmu pengetahuan perkembangan pembangunan di daerah. Apakah itu berupa prestasi atau tahapan proses pembangunan dari waktu ke waktu (WAL)
